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一、序言
隨著企業(yè)信息化程度的不斷提高，企業(yè)員工在辦公中的電子化、信息化程度也越來越高，最近幾年開會印制的文件資料過多的現象及流程繁瑣，資源被浪費的問題，引起廣泛的關注。因此，無紙化會議系統的需求越來越強烈。多年來對大中型企業(yè)、事業(yè)單位及政府機構會議組織召開的深入調研分析，發(fā)現在組織召開會議時，往往存在以下問題：
對會議組織者而言：
? 每次會議前需要準備相關會議資料，打印整理裝訂等工作繁瑣費時；
? 在會議議程多時，現場通過寫在白板上的方式效率低下，會議參與者體驗不佳；
? 會議結束后，需要將紙質資料收集進行銷毀；
對會議參與者而言：
? 會議內容多，會議時間長時，難以持續(xù)保持注意力高度集中；
? 項目評審、檢查等會議中，可能針對一個項目來回切換查閱多個文檔，一臺投影儀滿足不了與會多位領導、專家各自閱讀需求；
? 需要查詢資料時，從大量的紙質文檔中尋找費時費力，且容易分散注意力；
? 紙質資料互動性不強，參與度不高的情況；
對會議舉辦機構而言：
? 每次會議需要打印大量紙質資料，造成資源浪費，不符合綠色無紙化辦公理念；
? 在資料保密性要求較高時，紙質資料有被帶出泄露的風險；
基于上述問題，政府機構、黨政機關以及企事業(yè)單位亟需一套無紙化會議系統提升會議的籌備、召開效率，優(yōu)化會議氛圍，并促進綠色無紙化辦公，更好地履行 “資源節(jié)約和環(huán)境保護”的社會責任。